Por Sisea Sistemas
O que é e como montar o fluxo de caixa de seu escritório de advocacia?
Em tempos em que o mercado está contraído e os clientes pensam muito mais antes de fazer algum tipo de desembolso, ter um controle sólido das contas a pagar e a receber é uma arma poderosa para qualquer empresa, seja um comércio ou um prestador de serviço, que deseja vencer esse período de recessão e se destacar no futuro.
Manter esse controle em um escritório de advocacia é igualmente importante, no entanto, pode demandar um pouco mais de trabalho, tendo vista que, muitas vezes, os maiores ganhos do escritório dependem do sucesso de uma ação judicial, mas as despesas das operações do escritório, como folha de pagamento, energia elétrica, aluguel, continuam vencendo mensalmente.
Um fluxo de caixa eficiente não demonstra apenas a entrada e saída de dinheiro, ele deve demonstrar para o administrador do escritório, o momento exato de quando a empresa estará pronta para contrair novas obrigações, conceder novos prazos para os clientes e negociar o vencimento de contas. Para que um fluxo de caixa possa oferecer informações relevantes é necessário faze-lo por períodos. Tentar fazer um fluxo de caixa de longo prazo não é uma estratégia de gestão eficiente, uma vez que o dinheiro em caixa é um recurso de curto prazo.
Como começar um fluxo de caixa?
O primeiro passo para começar um fluxo de caixa é definir o período que ele irá abranger. Um bom período para um escritório de advocacia, seria de um ano. No entanto, cada administrador poderá definir o período que achar mais adequado.
Após definir o período, precisamos identificar os desembolsos que deverão ocorrer no decorrer ínterim programado. É muito válido ressaltar que os sócios do escritório não devem misturar seus gastos pessoais, com as despesas do escritório. O ideal é que o sócio defina um pró-labore fixo e conforme o escritório for tendo resultados favoráveis o sócio faça as retiradas de lucro. Organizar as finanças dessa forma irá trazer mais previsibilidade para os relatórios financeiros da empresa.
Após definir o tempo que o relatório irá abranger, informe o saldo disponível em caixa, os recebimentos e pagamentos que deverão ser efetuados.
Fazer um fluxo de caixa é relativamente simples. O maior desafio do administrador do escritório é desenvolver ferramentas para prever os gastos que deverão ocorrer durante o período abrangido no relatório. A melhor maneira de fazer essas previsões é através da elaboração de orçamentos, definindo gastos máximos por departamento do escritório. A ferramenta do orçamento além de ajudar prever os desembolsos, também pode demonstrar quais são os departamentos que demandam de uma disponibilidade financeira maior e quais são os mais rentáveis.
Como fortalecer meu fluxo de caixa?
Muitas vezes, empresas de diversos segmentos, possuem grandes quantias para receber de seus clientes e ainda assim passam por momentos de dificuldades financeiras. Isso ocorre por falta de um controle de caixa eficiente e também por praticar prazos que não estão adequados para a estrutura da empresa. No entanto, existe diversas ferramentas de gestão que é possível utilizar para analisar se seu fluxo de caixa corre risco de no futuro sofrer com a falta de recebimento dos clientes.
Umas das ferramentas mais simples de ser usadas para análise do fluxo de caixa, é o prazo médio. Com ele é possível ver qual o prazo médio real de recebimento de clientes e de pagamentos de contas e comparar se sua empresa está primeiro recebendo dos clientes e depois pagando a conta, ou se o escritório está tendo que arcar com as despesas e depois recebendo dos clientes.
Prazo médio de recebimento de clientes
Para calcular o prazo de médio de clientes, basta dividir todas as receitas que seu escritório auferiu no período que abrange o fluxo de caixa, à vista e prazo, e dividir pela quantidade de dias do período de seu fluxo de caixa. Por exemplo, seu fluxo de caixa for anual, faça a divisão por 360. Se for mensal, faça a divisão por 30. O resultado dessa conta irá nos trazer a média de faturamento diária. Após ter obtido esse resultado, divida o valor de clientes que ainda existe para ser recebido pela média de dinheiro recebido diariamente. Veja como fica esse cálculo com um fluxo de caixa anual (valores totalmente hipotéticos):
90.000,00 (total de receitas à vista e a prazo) / 360 = 250,00 (Média de faturamento diário)
10.000,00 (valor de clientes a receber) / 250,00 = 40 dias (Tempo médio de recebimento)
Como podemos ver, na situação acima o escritório leva em média 40 dias para receber de seus clientes.
Prazo médio de pagamento de despesas
O cálculo do Prazo Médio de Pagamento de despesas é idêntico ao do Prazo Médio de Recebimento de clientes, veja:
35.000,00 (Total de despesas pagas e a pagar) / 360 = 97,22 (Média de desp.diária)
7.000,00 (Despesas a pagar) / 97,22 = 72 dias (Tempo médio de pagamento)
Neste exemplo, o escritório recebe em média de seus clientes a cada 40 dias, enquanto tem de prazo para pagamento das despesas de 72 dias. Em uma situação assim, a empresa está trabalhando com uma situação favorável, pois ela recebe de seus clientes, bem antes de vencer suas contas. Todavia, quando o prazo de pagamento de despesas é menor que o prazo de recebimento de clientes, o escritório precisa ter um bom capital de giro, para suportar os pagamentos de despesas antes de receber os valores devidos pelos clientes.
Separar Recuperação de Despesas de Fluxo de Caixa
Para realizar a prestação de um serviço jurídico a um determinado cliente, na grande maioria das vezes é necessário que o escritório realize desembolsos para cobrir despesas relativas aos processos do cliente, tais como taxas, deslocamento (táxis, passagens aéreas), hospedagem, correio, telefonema, cópias e outros.
É comum que um escritório requisite ao cliente um antecipação para que o mesmo possa fazer frente a estas despesas, o que chamaremos de “adiantamento”. Neste momento, é muito importante que não se confunda alhos com bugalhos. Apesar desses adiantamentos refletirem na disponibilidade do caixa do escritório, trata-se de um capital que não pertence ao escritório, ele apenas esta administrando-o. O ideal e até exigido por alguns agentes fiscalizadores, é que o escritório mantenha uma conta-corrente bancária independente somente para “girar” esses recursos, que – novamente – não fazem parte da vida financeira do escritório. Apesar de algo independente, agilidade no processo de registrar e faturar as despesas muitas vezes é importante, uma vez que também é possível que o escritório arque com gastos primeiro e depois vá recuperá-los junto aos cliente, ou seja, sem adiantamentos.
Demonstração do fluxo de caixa contábil X fluxo de caixa gerencial
A Lei 11.638/2008 determinou que as empresas com patrimônio líquido contábil superior a R$ 2.000.000,00 (dois milhões), elaborassem a demonstração de fluxo de caixa. Esse relatório que a lei faz menção é diferente do fluxo de caixa gerencial e não serve como ferramenta de gestão no dia-a-dia do escritório. A Demonstração do Fluxo de Caixa Contábil tem como objetivo demonstrar para acionistas, investidores, empregados e outros interessados, a forma como a empresa gastou seu dinheiro e um determinado período. Ou seja, ela não traz informações de contas a pagar e a receber e noções importantes para a gestão do escritório no curto prazo, ela apenas serve como um relatório de publicação para avaliar o desempenho financeiro da empresa em um intervalo de tempo.
Com isso, podemos concluir que apenas um administrador, ou um software de gestão adequado é quem poderá lhe ajudar a elaborar um fluxo de caixa gerencial para seu escritório, oferecendo ferramentas em tempo hábil para decisão, diminuindo o risco financeiro de sua empresa no curto prazo, e aumentando as chances de sucesso no mundo corporativo.
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