Por Sisea Sistemas
Lidar com clientes exige alta dose de prestabilidade, cortesia e bom relacionamento, para que as pessoas se sintam satisfeitas e devidamente atendidas. Um bom atendimento, entretanto, requer conhecimento sobre sua clientela e acerca de que ela precisa, além de manter contato frequente para que a relação seja alimentada.
Com escritórios de advocacia, isso não é diferente – e para ajudar nessa tarefa, o cadastro de clientes se mostra como uma ferramenta bastante benéfica e necessária. Com isso em mente, descubra a importância de um banco de dados no seu escritório, e veja algumas dicas de como fazê-lo, de forma bem executada.
Afinal, qual é a importância de um banco de dados?
Se um cadastro eficiente de clientes é importante em uma indústria ou varejo, em um escritório de advocacia isso se mostra ainda mais fundamental – já que existe um relacionamento direto entre os profissionais e o cliente. Esse relacionamento, inclusive, pode ser a diferença entre um caso de sucesso e um contexto cuja sentença não agrada nem ao cliente, nem ao advogado. Com isso, a importância de ter um banco de dados conta com fatores como:
Fortalece o relacionamento entre cliente e advogado
O relacionamento entre advogado e cliente já existe naturalmente, mas não é por causa disso que ele não precise de otimização. Ao manter um banco de dados atualizado, o escritório de advocacia consegue ter um controle muito maior sobre o relacionamento com o cliente.
Isso significa, por exemplo, que com o cadastro certo o advogado poderá informar o cliente sobre uma movimentação no processo de maneira mais rápida e precisa, fazendo com que ele tenha uma impressão positiva sobre a dedicação do profissional.
Melhora a eficiência e a assertividade do contato
O banco de dados bem executado, inclusive, permite contatos mais eficientes e assertivos, já que fica mais fácil encontrar informações importantes. Com isso, no caso de qualquer alteração no processo o escritório de advocacia não precisa perder tempo procurando a melhor forma de entrar em contato ou, pior ainda, esperando o cliente aparecer. Isso garante mais dinamismo e eficiência no relacionamento, além de garantir mais transparência.
Aumenta a confiança dos clientes
Como o atendimento do escritório se apresenta mais hábil e transparente, os clientes possuem muito mais confiança nos serviços oferecidos, o que aumenta também a satisfação e o número de pessoas interessadas nos seus serviços – muitas vezes por indicação. Como se trata de um serviço importante, é fundamental que o escritório de advocacia possa inspirar segurança e confiança; e um banco de dados feito da forma certa pode ser o responsável por garantir essa ótima impressão.
Garante o relacionamento após encerramento do processo
O relacionamento entre cliente e advogado não deve acabar após a conclusão do processo, afinal, o cliente pode precisar novamente a qualquer momento. Esse processo de follow-up, entretanto, pode não ser feito corretamente se contar apenas com a memória ou lembretes ocasionais. Com um banco de dados, por sua vez, é possível manter sempre em mente antigos e atuais contatos, a fim de conservar os diferentes relacionamentos sempre ativos.
Maior captação de oportunidades de negócio
O banco de dados também possibilita captar oportunidades de negócio de modo mais amplo. É o caso, por exemplo, de um possível cliente que foi ao escritório fazer uma consulta jurídica, mas ainda não contratou os serviços. De posse dos dados desse cliente é possível manter contato para, inclusive, oferecer condições facilitadas de pagamento e permitir que a pessoa tome a decisão de contratar os serviços do escritório. Com isso, o escritório deixa de perder oportunidades que não poderiam ser vislumbradas sem esse tipo de cadastro. E ainda vale dizer que um software pode ficar gerando alertas para a nova ação a cumprir, no processo de captação de um determinado cliente.
Ações Colaborativas
Um banco de dados permite que várias pessoas interajam com ele, porém, mantendo o registro do que cada pessoa fez. É possível saber quem fez a inclusão e se houve alteração, quem as realizou e quando fez isto. Em função desta rastreabilidade, o sistema se torna confiável; e a versão final da informação se torna disponível para todas as demais pessoas. É importante também a possibilidade de o sistema se basear no conceito de Pessoas, pois a mesma pessoa “Cliente” também pode ser uma pessoa “Fornecedor”. A informação é a mesma, não deve estar cadastrada em dois lugares diversos. Ainda na linha de “não redundância” de informações, deve ser possível que um determinado contato possa estar vinculado a mais de uma pessoa – como, por exemplo, o mesmo sócio que possui mais de uma empresa.
Como fazer um cadastro de clientes bem executado?
Para que seu banco de dados seja altamente eficaz, é necessário começar com informações básicas, como nome, telefone, endereço e outras formas de contato, como o e-mail. No caso dos escritórios de advocacia, entretanto, é altamente relevante manter informações e atualizações sobre cada processo, assim como necessidades específicas de cada cliente.
Outra informação relevante para manter em seu cadastro de clientes é a data de aniversário de cada pessoa. Ter essa informação em mãos é importante para mandar lembranças de aniversário e felicitações que fazem com que o relacionamento se torne mais sólido e mais próximo, além de ser um diferencial bastante positivo.
O e-mail, por sua vez, é uma poderosa ferramenta para enviar novidades sobre o escritório, assim como newsletteres com conteúdo altamente relevante para a pessoa. Dessa forma, o escritório não apenas mantém os clientes, mas também faz com que eles sejam continuamente nutridos para conhecerem mais sobre suas necessidades jurídicas, por exemplo.
Outros dados que também devem ser mantidos é a frequência com a qual o cliente procura o escritório e quais são, normalmente, os seus tipos de processos. Se um cliente procura o escritório com frequência então ele precisa de atenção especial, assim como um cliente que sempre aparece com processos mais complexos ou mais rentáveis. Observar a frequência também é importante para entrar em contato caso o cliente fique muito tempo sem aparecer, garantindo seu retorno sempre que necessário.
Otimização com software especializado
Manter um banco de dados altamente relevante pode parecer fácil, mas para um escritório que lida com muitos clientes em um curto período de tempo a otimização desse cadastro é mais do que necessária. Por isso, a consideração de adquirir um software especializado para realizar o cadastro de clientes é bastante importante, de modo a garantir o máximo de resultados com a ferramenta.
Por se tratar de uma atividade bem específica, entretanto, o ideal é procurar um software que seja especializado nessa situação e voltado para o âmbito jurídico. Assim, o banco de dados precisará de muito menos modificações e adaptações, garantindo-se o máximo de eficiência no gerenciamento de contatos. Funcionando como um investimento, a escolha do software certo garante que o escritório possa apostar em um cadastro de clientes bem executado e cada vez mais relevante.
Ter um banco de dados é uma prática indispensável para qualquer negócio que deseje se desenvolver, mas é ainda mais importante quando se falta em escritórios de advocacia. Sendo bem executado, esse cadastro é capaz de trazer maior aproveitamento de oportunidade de negócios, fidelização dos clientes e estreitamento do relacionamento, garantindo melhores resultados – e por isso ele é tão importante. Considerar o uso de um software especializado, por sua vez, é a melhor prática para conseguir resultados progressivamente mais relevantes e eficientes para advogados e clientes.
O que você pensa sobre manter um software de banco de dados? Não deixe de participar e dar seu parecer, nos comentários.
