Por Sisea Sistemas
Hoje em dia, não basta ter conhecimento teórico e prático para ser considerado um bom advogado. A grande concorrência forçou esses profissionais a prestar seus serviços como se fossem verdadeiras empresas, de modo que é bastante comum que tenham que se preocupar não só com a prática do Direito em si, mas também com a gestão do escritório.
Com o surgimento dessa tendência, foram criadas diversas ferramentas que visam facilitar as tarefas da nova geração de advogados empreendedores. Tratam-se, na sua maioria, de aplicativos e programas de computador que agilizam e otimizam os afazeres do dia a dia desses profissionais, permitindo que eles economizem tempo e mantenham o foco no que realmente importa: a prestação de serviços jurídicos.
Nesse post, preparamos uma lista com algumas das melhores ferramentas para ajudar o dia a dia do advogado. Confira!
Computação em nuvem
A computação em nuvem é uma das maiores tendências do momento no que concerne aos avanços tecnológicos. Esse tipo de tecnologia, também chamada de cloud computing, possibilita o armazenamento e acesso de dados na internet. Dessa forma, é desnecessário que cada um dos usuários que queira ter acesso a um determinado arquivo o tenha salvo em seu disco rígido, já que ele estará armazenado na rede — ou na “nuvem”, que foi o nome utilizado para designar a infraestrutura da internet — e pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, como um computador qualquer ou até mesmo o celular.
Os advogados podem se beneficiar dessa tecnologia de várias maneiras. A maior vantagem do cloud computing, inicialmente, é o seu baixo custo. O armazenamento de dados pode custar caro se considerarmos o tipo de maquinário exigido, como computadores e hard drives, sem falar nos gastos com manutenção desse equipamento. Utilizando a computação em nuvem, por outro lado, esse tipo de custo é bastante reduzido, já que o próprio provedor se torna responsável tanto pelo armazenamento, quanto pela sua própria manutenção.
Outra ótima utilidade pode ser destacada: a segurança das informações. Faz parte do cotidiano do advogado lidar com informações e documentos sigilosos, que, quando armazenados no computador, podem ser perdidos caso haja qualquer problema com o dispositivo. Armazenar esses dados na nuvem praticamente elimina esse tipo de risco, já que o backup é realizado quase que em tempo real. Além disso, os provedores que oferecem esse tipo de serviço devem seguir regras rígidas quanto aos seus sistemas de segurança, de modo que é mais difícil que terceiros consigam acessar as informações armazenadas.
DocuSign
A assinatura eletrônica (ou digital) é um mecanismo que permite identificar o signatário de documentos e petições no meio digital, garantindo a sua autenticidade e integridade. A assinatura digital faz parte da rotina de qualquer advogado, tendo em vista a crescente implementação do processo eletrônico (caso em que todas as manifestações e documentos protocolizados devem ser assinados digitalmente).
Por esse motivo é que o DocuSign é uma ferramenta valiosíssima para os operadores do Direito: afinal, trata-se de um aplicativo que permite que você assine digitalmente qualquer documento em formato PDF, estando em qualquer lugar. Utilizando esse software, portanto, o advogado pode agilizar o despacho de documentos ou manifestações ainda que não se encontre no escritório a tempo de assiná-los fisicamente — é só abrir o arquivo PDF desejado em qualquer dispositivo, apor sua assinatura digital e enviá-lo ao seu destinatário.
O aplicativo oferece uma versão gratuita e alguns planos pagos, que contam com funções extras como o workflow, que permite a criação de fluxos de trabalho, e modelos para documentos.
CamCard
Todo advogado sabe da importância da criação de uma rede de contatos. Não é por outro motivo que qualquer profissional da área que se preze sempre possui seus cartões de visita à mão. Mas você já imaginou a bagunça de cartões na sua carteira após a participação em um congresso, por exemplo, em que muitos profissionais trocam contato ao mesmo tempo? Já pensou se você precisa urgentemente entrar em contato com outro advogado e não consegue achar o contato dele no meio dos muitos cartões em cima da sua mesa?
O CamCard é um aplicativo que vem resolver esse problema. Seu funcionamento é bastante simples: basta tirar uma foto do cartão profissional que o programa captura os dados e os organiza em uma agenda de contatos. Para acessar os dados armazenados, basta digitar na busca algum dado relacionado àquele contato (como o nome do profissional, empresa, endereço ou qualquer outro).
Além disso, o CamCard também auxilia na criação de cartões de visitas virtuais, oferecendo vários modelos de layout. O aplicativo possui uma versão gratuita para um número limitado de contatos, mas também oferece planos pagos em que um número ilimitado de contatos pode ser armazenado.
CamScanner
Escanear documentos também é outra tarefa que faz parte da rotina de todo advogado. Quantas vezes você já não perdeu o seu tempo indo ao cartório, fazendo carga de um processo, escaneando novas manifestações e decisões apenas para enviá-las para o resto da equipe ou até mesmo apenas para manter um arquivo? Além do tempo exigido para realizar essa tarefa simples, pode acontecer uma situação ainda pior: você precisar urgentemente de um documento que está nos autos, mas eles estarem indisponíveis para carga — caso em que você estaria impossibilitado de conseguir uma cópia.
Nesse ponto, o CamScanner é uma ferramenta extremamente prática, já que trata-se de um aplicativo que transforma qualquer dispositivo móvel em um scanner. Basta tirar uma foto do documento e selecionar a área desejada e seu arquivo está pronto para ser enviado ou armazenado. O aplicativo permite, ainda, que várias páginas sejam agrupadas em um único documento. Assim, se ocorrer alguma urgência como na hipótese mencionada anteriormente, basta pedir acesso aos autos no balcão e usar seu próprio celular como scanner.
Softwares de gestão
Como já foi dito, os escritórios que pretendem se destacar perante a concorrência devem investir fortemente em otimização da gestão. Uma das ferramentas mais úteis para esse fim são os softwares de gestão, ou seja, programas que têm como objetivo gerenciar algumas áreas do seu escritório, eliminando expedientes antiquados e agilizando a parte administrativa do seu negócio.
Pode ser o caso, por exemplo, de um aplicativo que administra seus processos judiciais: em um só programa, é possível armazenar as informações processuais, assim como cópias de manifestações e decisões, criar uma agenda de prazos processuais com alertas personalizados, gerenciar intimações do Diário Oficial, dentre muitas outras funções.
Outros aplicativos podem ser direcionados também às finanças do seu escritório. Esses tipos de programa são capazes, por exemplo, de manter um banco de dados atualizado em tempo real com todas as informações sobre custos e receitas do seu negócio ou até mesmo de gerenciar os faturamentos para que sejam realizados de maneira automática, a fim de evitar atrasos.
São muitos os exemplos de como esses tipos de softwares podem otimizar a gestão do seu escritório. Mas já pensou em ter um único aplicativo que reúne todas essas funções? Esse é o caso do Sisea, uma ferramenta que funciona como um “faz tudo” para o advogado: o sistema conta com um controle completo de casos, contencioso, prazos, time-sheets e até mesmo reembolso de despesas e controle financeiro, dentre outros inúmeros recursos. O aplicativo possui uma versão gratuita, mas também oferece planos que contam com ferramentas mais avançadas.
Visite o nosso site e descubra como esse software jurídico pode facilitar o seu dia a dia no escritório! Aproveite para deixar seu comentário no post e nos conte se você tem outras dicas de ferramentas que ajudam a simplificar as tarefas dos advogados!
