Por Sisea Sistemas
Qualquer escritório que tenha a pretensão de se destacar no mercado jurídico atualmente deve encarar sua atividade como um verdadeiro empreendimento — afinal, o grande número de profissionais na área e o cenário socioeconômico instável fez com que a concorrência ficasse bastante acirrada. Não é mais suficiente, portanto, se concentrar apenas nos serviços jurídicos prestados.
Como ocorre em qualquer negócio, deixar os escritórios concorrentes para trás exige também investimento e planejamento em várias áreas, como a das finanças, de recursos humanos, das vendas, dentre outras. Para isso, nada melhor do que investir em um planejamento anual para o seu escritório de advocacia. Quer saber mais sobre como essa ferramenta pode te ajudar? Confira o nosso post!
Como fazer um planejamento anual
O planejamento anual é, basicamente, um plano de negócios para o ano seguinte. Por meio dele, é possível estipular ações e metas para o escritório, bem como planejar estratégias com base em informações internas e projeções sobre o futuro do empreendimento. É o planejamento anual que vai guiar os passos do escritório em direção ao sucesso.
É claro que nem sempre é possível predizer, com exatidão, o que acontecerá no próximo ano do seu escritório; contudo, é justamente por isso que o planejamento anual é importante: ele permite que você busque conhecimento sobre os possíveis cenários futuros do negócio e de acordo com os acontecimentos dos fatos, você já estará preparado por ter planejado ações para cada uma dessas hipóteses — evitando, assim, surpresas ruins para o seu negócio.
Ou seja, é justamente isso que faz do planejamento anual um grande diferencial competitivo, já que se o seu escritório já tiver planejado uma estratégia para o caso de uma crise, por exemplo, ele poderá passar à frente de todos os outros que não estavam preparados para lidar com uma flutuação do mercado “surpresa”.
Também é importante lembrar que esse plano não é definitivo! Ele pode (e deve) ser sempre acompanhado com atenção, e, sendo o caso, pode sofrer modificações (revisões) ao longo do ano conforme as metas forem sendo alcançadas.
Para fazer um planejamento anual, o primeiro passo é colocar no papel as principais características do escritório e suas metas — tanto as metas gerais do negócio, quanto as de cada uma das áreas (RH, finanças, etc). Quais são os seus objetivos? Em que áreas do Direito pretendo atuar? Quem é o seu público-alvo, ou seja, para que tipo de pessoas estou oferecendo meus serviços? Quais serão minhas principais receitas e gastos ao longo do ano? Quem é o responsável por o quê dentro do escritório? Com essas informações-base, é possível definir bem o seu negócio, seus objetivos e os responsáveis por cada parte do escritório, estabelecendo orientações e metas para cada uma delas.
Juntar o maior número de informações sobre o mercado de atuação também é indispensável para fazer um planejamento anual, já que isso permite que o escritório conheça o terreno em que está pisando e identifique pontos em que pode oferecer um serviço diferenciado — ou seja, que possa identificar os seus diferenciais competitivos.
Além disso, conforme mencionamos, é importante elaborar um planejamento anual para cada área do seu escritório, já que cada uma tem seus próprios objetivos e gastos exigidos. Nos próximos tópicos, explicaremos como realizar o plano de negócios para cada uma delas, de maneira mais específica.
Planejamento financeiro
Todo e qualquer negócio que se preze deve ter um mínimo de planejamento das finanças se quiser sobreviver, e não é diferente com os escritórios de advocacia. Por muitas vezes, os gastos de um escritório não são contabilizados, o que pode fazer com que se gaste mais do que se recebe. Por outras, a falta de conhecimento sobre a situação financeira do escritório faz com que as decisões de investimento tomadas sejam inadequadas, o que pode acabar afundando o negócio em dívidas. Imagine-se viajando em um automóvel que não tem marcador de gasolina, você corre o risco de ficar no meio da estrada.
Por esses motivos, conhecer a fundo seus gastos e receitas é essencial para definir a posição financeira atual do seu negócio e, a partir daí, tomar decisões mais seguras quanto às futuras movimentações financeiras necessárias para atingir as metas do escritório. O planejamento financeiro, portanto, é uma peça essencial do planejamento anual.
Começando o seu planejamento financeiro: defina gastos e receitas
O primeiro passo para elaborar a parte financeira do seu planejamento anual é fazer uma planilha com todas as receitas e despesas do seu escritório (o ideal é que essa planilha obedeça a um critério contábil denominado “Plano de Contas”, que falaremos mais em um futuro post). Mais uma vez, é importante destacar que isso será apenas uma projeção, já que não há como ter certeza sobre o dinheiro que entra e o que sai no ano seguinte.
Justamente em razão das incertezas que cercam o seu negócio, é prudente considerar um cenário mais conservador: se a situação futura for melhor, ótimo! Caso contrário, ao menos você não terá baseado todas as suas ações futuras com base em um dinheiro de que não pode dispor.
Quanto às receitas, a estimativa deve ser feita com base no histórico do seu escritório. Quanto às despesas, é importante estimar absolutamente todas — desde as fixas, como aquelas relativas às contas de luz do escritório, condomínio, serviços de terceiros e salários, por exemplo, até as pequenas despesas variáveis, como aquelas relativas aos gastos com deslocamento. Essas últimas, aliás, são importantíssimas, já que por serem consideradas irrelevantes (afinal, geralmente têm valores bem pequenos) muitas vezes acabam sendo as maiores responsáveis pelos gastos de um escritório quando somadas.
Em todo negócio existem despesas e receitas ordinárias e extraordinárias, na atividade de advocacia, algumas vezes podem ocorrer receitas extra-ordinárias significativas. O seu planejamento deve levar em contas projeções baseados nas contas ordinárias, excluindo-se tanto as despesas quanto as receitas extraordinárias. Procure sempre garantir que o “dia a dia” do escritório seja viabilizado, nunca conte que uma receita extraordinária com premissa para o seu funcionamento operacional básico, porém, nada impede que você considere também outro plano case a receita extraordinária se efetive.
Analise os dados obtidos
Com base nas anotações, o próximo passo é fazer uma análise aprofundada das finanças do escritório e identificar os seus pontos fortes e fracos — ou seja, onde mais entra dinheiro e onde mais sai. A partir daí, é possível determinar quais gastos podem ser cortados no ano próximo (e como podem ser cortados) e definir quais áreas oferecem um maior retorno — que são justamente onde os investimentos devem ser feitos.
Como já falamos anteriormente, a análise dos dados do planejamento financeiro deve ser constante ao longo do ano que se segue. Se as metas traçadas no planejamento forem atingidas, ele deve ser reformulado para estabelecer novos objetivos e ações necessárias para alcançá-los.
Também é importante manter um fluxo de caixa no escritório e compará-lo com o planejamento financeiro anual. O fluxo de caixa é, basicamente, uma planilha em que são registradas todas as entradas e saídas de um negócio. Dessa forma, se ao longo dos meses o fluxo estiver acompanhando as previsões do planejamento, tudo certo! Caso contrário, é hora de identificar os problemas e planejar novas alternativas.
Invista em um software de gerenciamento de finanças
O processo de controle de finanças pode ser complicado para quem não têm experiência nessa área, como é o caso da maioria dos advogados. Nesses casos, é interessante investir em um software de gerenciamento de finanças. Esses tipos programas têm várias funções que facilitam o planejamento financeiro de um escritório: banco de dados atualizado em tempo real com informações sobre despesas e receitas; emissão de fatura de honorários e controle da sua quitação; controle de contas a pagar e a receber; dentre muitas outras.
O aplicativo do Sisea reúne todas essas funções relacionadas à administração das finanças do seu escritório e muitas outras relacionadas ao gerenciamento da parte jurídica.
Planejamento de marketing para advogados
O próximo tópico a ser abordado no planejamento anual é o marketing para o seu escritório. A princípio, pode parecer estranho falar em marketing para advogados — afinal, o Código de Ética e Disciplina da OAB e o Estatuto da Advocacia estabelecem várias limitações à publicidade de serviços advocatícios, o que, de fato, acaba desencorajando muitos escritórios a traçar um planejamento sério para essa área.
Entretanto, tendo em vista a enorme concorrência no mercado jurídico, criar uma estratégia de marketing acaba sendo um diferencial competitivo, sendo essencial para aumentar a visibilidade do escritório e conectá-lo ao seu público-alvo. Além disso, é importante destacar que é plenamente possível divulgar serviços advocatícios sem infringir nenhuma lei ou regulamento — é só ter atenção às restrições!
Uma das principais funções do marketing é criar um posicionamento no mercado. Investir nessa área, portanto, serve tanto para captar novos clientes, quanto para manter os antigos. Por isso, o primeiro passo para fazer o planejamento anual de marketing do seu escritório é definir seus objetivos quanto a esse posicionamento. Um escritório de pequeno porte que atue na área do Direito de Família, por exemplo, pode querer ser reconhecido pelo seu atendimento personalizado; um escritório que atue no contencioso de massa pode preferir ser identificado como o maior especialista do mercado no atendimento de grandes empresas.
Uma vez definido o seu objetivo dentro do prazo de um ano, o próximo passo do seu planejamento é estabelecer qual (ou quais) estratégia de marketing é mais adequada para alcançá-lo dentro daquele período. Nesse momento, é importante buscar a resposta para perguntas como: “Quantas pessoas eu quero atingir? Quanto posso investir em ações de marketing?”.
Esses fatores ajudarão a escolher uma estratégia mais adequada — se ela é de maior ou menor alcance, seus custos, etc. É importante destacar que existem estratégias que se adequam a qualquer orçamento — desde as que são de graça e as que custam bastante dinheiro.
A título de exemplo, se seu objetivo for se estabelecer como autoridade em um determinado assunto, investir na criação de um blog que publique artigos jurídicos para leigos periodicamente pode ser interessante para aproximar os potenciais clientes. Afinal, é bastante comum que uma pessoa com uma dúvida faça uma busca online antes de consultar um profissional, e produzir artigos respondendo a dúvidas comuns pode ajudar o cliente a te identificar como um profissional especialista no assunto.
Em outro exemplo, se seu propósito é investir em um atendimento individualizado, uma boa estratégia é definir bem a sua persona, ou seja, seu público-alvo. Isso possibilita que você faça um estudo aprofundado para entender suas principais necessidades e exigências e se prepare de antemão para oferecer um pacote personalizado de atendimento e serviços.
Por fim, depois de definir as estratégias a serem aplicadas, só falta planejar como serão empregadas ao longo do período de um ano e acompanhar os resultados de perto. Se não estiverem dando o retorno esperado, é prudente reformular o plano inicial e pensar em novas táticas.
Estratégias de vendas para escritórios
Outro tópico a ser abordado no planejamento anual de um escritório de advocacia são as estratégias de venda. Isso porque o marketing não é o único responsável por trazer novos clientes: na realidade, esta é também uma das principais funções da área de vendas, encarregada de fechar negócios — no caso dos escritórios de advocacia, fechar uma contratação. O advogado de sucesso é aquele que sabe vender seus serviços. Por isso, combinar esforços de marketing com as vendas é a chave do sucesso para conquistar novos patrocinados para o seu escritório.
O problema é que a grande maioria dos cursos de Direito não prepara os profissionais para serem verdadeiros vendedores, e por isso a área de vendas na advocacia acaba sendo um obstáculo para muito escritórios. Contudo, é bastante fácil resolver esse problema seguindo algumas dicas simples a serem adotadas no dia a dia do negócio.
Ao pensar em vendas para escritórios de advocacia, é preciso pensar também nas especificidades desse tipo de serviço. No caso dos serviços jurídicos, o “produto” que está sendo posto à venda é algo intangível, ou seja, a capacidade do profissional de resolver uma questão jurídica. É diferente de vender um objeto, por exemplo, caso em que o vendedor pode simplesmente mostrá-lo para o cliente que, observando-o, conseguirá perceber suas características e qualidades. No caso da advocacia, o produto à venda é o próprio advogado, e por isso é preciso aplicar técnicas mais específicas para conseguir fechar uma venda, já que as tradicionais não são suficientes.
Uma boa técnica de venda para advogados é se comportar como autoridade em um determinado assunto. Se no caso da venda de produtos você deve achar clientes que estejam buscando a solução que você oferece, no caso da venda de serviços advocatícios o sentido é inverso: você deve estar sempre pronto para encontrar a solução para os problemas que seu cliente te apresenta.
Por isso, é importante sempre demonstrar confiança quando receber questionamentos, dominar os assuntos mais recorrentes na sua área de atuação e não deixar de mencionar casos de sucesso. Dessa maneira, o cliente ira te reconhecer como a verdadeira solução para suas dificuldades jurídicas, e, por consequência, fechar a contratação.
Outro ponto essencial é dispensar o “juridiquês”. O cliente quer ser capaz de superar os termos técnicos do Direito e entender o que se passa, qual será a estratégia jurídica adotada, quais as suas chances de ter sucesso, e nada melhor para isso do que um verdadeiro “tradutor” da lei. Quando em contato com clientes em potencial, portanto, simplifique ao máximo seu discurso, sem deixar, contudo, de passar as informações essenciais.
Por fim, outra dica que pode ser adotada no dia a dia do escritório que pretende investir em vendas é não parecer desesperado para fechar negócios. Se portar de maneira muito incisiva pode acabar assustando clientes em potencial, que poderão se perguntar o porquê um profissional em tese tão competente estar tão aflito atrás de novos clientes — se fosse bom mesmo, não precisaria correr tanto atrás, certo? Por isso, é importante instruir todos os profissionais do escritório a adotar uma postura confiante.
Como vimos, a maioria das estratégias de venda tem a ver com uma mudança de postura dos profissionais. Os resultados são visíveis e o custo da prática é baixíssimo, então é sempre um bom negócio separar um tópico no planejamento anual do escritório para investir nas estratégias de vendas.
Estratégias de RH
Outra área que nem sempre recebe a atenção necessária em escritórios jurídicos é a de recursos humanos. Trata-se de uma área essencial para o bom funcionamento de um escritório, por ser responsável pela gestão de seu maior ativo: os advogados. Isso porque o pessoal da área de RH não tem apenas a incumbência de selecionar e contratar novos profissionais, mas também de supervisionar, motivar e investir na formação daqueles que já fazem parte da equipe.
Uma má gestão de RH pode criar profissionais desmotivados, improdutivos e desatualizados com relação ao resto do mercado — o que abre espaço para a concorrência se destacar. Por isso, planejar as estratégias de RH para o ano é essencial para os escritórios que pretendem crescer.
O primeiro aspecto que deve ser considerado no planejamento anual do time de Recursos Humanos é relativo aos profissionais do escritório. Um dos primeiros passos no seu planejamento foi definir os objetivos do negócio para o próximo ano, certo? Agora é hora de se perguntar se você já tem uma equipe apta para atingir essas metas. Em caso negativo, sua primeira estratégia de RH para o ano seguinte já está definida:recrutar profissionais alinhados com a missão do escritório.
Essa tarefa merece bastante dedicação, já que se trata de um processo longo: vai desde o recrutamento de candidatos, passando pelas fases de seleção (que podem variar de acordo com o escritório), chegando finalmente à contratação. Já falamos um pouco sobre o recrutamento de profissionais para escritórios de advocacia nesse post. A dica de ouro, aqui, é conhecer bem o perfil do candidato: suas qualidades, defeitos e de que maneira ele poderá contribuir para o crescimento do escritório. Para isso, entrevistas bem-feitas e planejadas são essenciais!
É claro que nem sempre é possível promover a contratação de novos profissionais, até mesmo por uma questão financeira. Nesse caso, as estratégias de RH podem ter outro direcionamento: o da construção do perfil profissional desejado para o escritório. Essa construção pode ser relacionada tanto com os aspectos técnicos da profissão (quando os profissionais ainda não possuem uma formação compatível com os objetivos do escritório), quanto com os aspectos comportamentais (quando não possuem características ou comportamentos exigidos para atingir as metas estabelecidas).
No que diz respeito aos aspectos técnicos, investir no treinamento dos profissionais da equipe é uma ótima estratégia. Isso faz com que os profissionais se sintam valorizados e ainda os ajuda a desenvolver novas habilidades e aprimorar outras já existentes.
Quanto aos aspectos comportamentais, provocar mudanças pode ser mais complicado, por envolver características próprias dos profissionais. Contudo, uma boa orientação do setor de RH pode fazer toda a diferença. Imagine uma hipótese em que o objetivo do escritório é crescer muito dentro do prazo de um ano: nesse caso, os advogados devem ser orientados a tomar ações mais ousadas, mais ambiciosas.
As estratégias de RH também são essenciais para um escritório de sucesso sob outro aspecto: o da retenção de talentos. Você pode ter conseguido uma ótima contratação, mas se não adotar um conjunto de medidas que estimulem o profissional a se manter na sua equipe, a concorrência poderá tirá-lo de você, caso em que seus esforços terão sido em vão.
Por isso, é indispensável dedicar um espaço no planejamento anual do escritório às estratégias de retenção de talentos. Mas que tipos de estratégias? A criação de um plano de carreira é uma ótima opção: um plano estruturado que demonstra o caminho do crescimento profissional dentro de um escritório — cargos existentes, responsabilidades e competências exigidas para cada um deles e aumento salarial baseado na hierarquia. Dessa forma, os profissionais sabem exatamente o caminho a seguir se pretendem evoluir dentro do escritório e se sentem motivados a melhorar para ocupar cargos melhores, afastando, assim, a sensação de que estão estagnados em uma posição.
Outras estratégias de RH mais simples também podem fazer toda a diferença. Manter um ambiente de trabalho saudável, por exemplo, é importantíssimo — tanto sob o prisma estrutural, quanto sob o prisma dos relacionamentos entre a equipe. Identificar problemas de convívio e resolvê-los imediatamente deve ser sempre uma prioridade, já que brigas ou constrangimentos afetam diretamente a produtividade de qualquer profissional.
Oferecer feedbacks constante são outra maneira reconhecer colaborações relevantes e estimular os profissionais da equipe a melhorarem, motivo pelo qual manter um canal de comunicação também pode fazer toda a diferença no crescimento do escritório.
Planejar bem as ações do RH do seu escritório garante que você tenha os melhores profissionais na sua equipe!
Diante do que foi exposto, vemos que a diferença entre um escritório mediano e um de sucesso pode ser algo bem simples: o planejamento. Angariar dados, prever possíveis desdobramentos e conceber planos de ações para cada um deles faz com que cada passo tomado seja mais seguro, já que pensado com antecedência e sem a pressão.
Gostou do nosso post? Aproveite e compartilhe essas dicas preciosas com seus amigos nas redes sociais!
