Produtividade da equipe em escritório de advocacia: como mensurar
A vida nos modernos escritórios de advocacia mudou muito, quando comparado há poucos anos, algo como três décadas. Isso coincide com o período da chegada do computador e sua parceira internet, que disseminaram a informação pelo mundo e, em alguns casos, anularam as distâncias – pela primeira vez na história da humanidade, o homem consegue estar em dois lugares ao mesmo tempo. Ainda assim, muitos advogados tem dificuldade de mensurar a produtividade da equipe.
Para os profissionais do Direito, com o advogado à frente, as mudanças vão da água ao vinho. Passou-se, nesse período, da caneta tinteiro Parker 51, quase um símbolo no bolso do paletó a indicar um advogado bem sucedido, aos processos digitais e a uma nova ferramenta para mensurar a qualidade efetiva do profissional – como medir a produtividade da equipe em um escritório de advocacia.
Produtividade com qualidade de vida
A revolução da internet afetou o advogado não apenas em sua produção profissional, como, também, em seu próprio estilo de vida. Por exemplo, ao lado de outras profissões, ao advogado também é possível, hoje, trabalhar parte dos dias da semana no escritório e os demais desde sua própria casa – seja sócio do escritório, funcionário ou colaborador.
E, apesar dessa opção por qualidade de vida, ainda é possível mensurar a produtividade da equipe em um escritório de advocacia. Na verdade, aplicar modernos métodos de gestão empresarial em escritórios de advocacia, em um mercado cada vez mais exigente e competitivo e de crescente aplicação de alta tecnologia, deixou de ser uma opção e passou a ser exigência aos advogados que querem permanecer no mercado e em crescimento.
O ponto ideal da gestão com tecnologia
Esta nova alternativa que se abre aos modernos escritórios de advocacia envolve estes dois ingredientes altamente estimulantes – como aplicar uma gestão moderna, com o emprego de alta tecnologia e com foco no novo estilo de vida a advogados – e ainda focar na eficiência e produtividade da equipe.
Para os novos gestores destas empresas – veja que os conglomerados modernos de advocacia devem transformar-se em empresas altamente competitivas –, resta descobrir o ponto ideal em que a tecnologia permite essa interação entre eficiência x qualidade de vida.
Em certas tarefas, trabalho em casa é melhor
Muitas empresas de alta tecnologia já trabalham com este enfoque moderno – algumas permitem até a presença de animais de estimação no local de trabalho – e isso é também possível a advogados, com ganhos de eficiência.
A questão é como mensurar a produtividade da equipe, mantendo a qualidade e eficácia operacional. Não há dúvida que isso só será possível com o emprego de alta tecnologia, a mesma que permite o trabalho à distância – alguns dias no escritório e outros em casa. Por exemplo: se um advogado tem três ou quatro petições a fazer, porquê não fazer isso em casa? Vai economizar o tempo de locomoção, entre outras vantagens.
Trabalho por tarefa x horas trabalhadas
A verdade é que a aplicação de software na administração do escritório é fundamental para situações como estas. Alguns destes softwares, como o conhecido Sisea, valem-se de ferramentas de gestão administrativa que unem a medição de tempo para cada tarefa de sócios e colaboradores com a eficácia da tarefa realizada. Ou seja, se teve êxito ou não na consecução da tarefa recebida.
Só para fazer um parêntesis, aqui entra outra questão importante nessa nova visão administrativa dos escritórios de advocacia: boa parte ainda trabalha com a simples e única medição das horas trabalhadas por parte dos colaboradores, o que é totalmente ultrapassado. Muito mais moderno e atual é trabalhar por tarefas e exigir resultados.
A digitalização aumentou a cobrança
Fechado o parêntesis, veja que estes softwares trazem a vantagem adicional de permitir maior liberalidade com os colaboradores, sem abrir mão do controle da eficácia do trabalho. Valendo-se novamente o Sisea como exemplo, ele permite medir a produtividade de cada profissional, seja sócio do empreendimento ou simplesmente colaborador.
Nestes novos tempos de altíssima concorrência, processos digitalizados e aumento da cobrança dos advogados em função da disseminação da informação – o processo digitalizado pode ser acessado por qualquer um -, eficiência é o que importa, principalmente se ainda for possível algumas liberalidades com sócios e colaboradores. A moderna gestão tem indicadores que mostram que a produtividade costuma subir quando aumenta a qualidade de vida no trabalho.
Advogado autônomo precisa de eficiência
No mesmo instante em que a produtividade ganha espaço dentro dos escritórios de advocacia, com o emprego de software e nova visão de gestão administrativa, e a tecnologia tem permitido agregar qualidade de vida ao trabalho – a internet encurtou ou até mesmo anulou distâncias -, isso pode ser utilizado para agregar eficiência e economia ao escritório de advocacia.
Para o advogado, ‘tempo é dinheiro’ continua valendo tanto quanto no tempo de nossos avós. Por ser autônomo e trabalhar por resultados – cada causa que obtém pode ou não lhe trazer dinheiro -, o advogado pode operar por tarefas e ser cobrado pelos resultados que obtiver.
Emprego do software é fundamental
Neste novo processo de trabalho, a dinâmica se fecha exatamente quando os resultados positivos começam a aparecer. O segredo está em acompanhar estes resultados, incluindo a eficácia de sua realização (quanto tempo levou para responder a uma petição do juiz, acrescentar um documento ou elaborar uma argumentação processual).
É que tudo isso aparece facilmente em relatórios destes software que fazem a administração do escritório, desde que contenham todos estes dispositivos. Então, não basta comprar um software ou contratar a assessoria de empresa especializada. É preciso que os programas de computador respondam a estas necessidades e alguns têm essas ferramentas, como é o caso do Sisea.
Indicação de cliente satisfeito traz o sucesso
É preciso insistir que a gestão de pessoal passou a constituir-se num dos pontos essenciais para o sucesso de um escritório de advocacia nos tempos atuais. Claro que a essa gestão de pessoal deve-se somar outras, como a gestão financeira, um bom fluxo de caixa e, especialmente, gestão de marketing com a captação de novos clientes.
E até neste ponto funciona de forma positiva a agregação de um bom software jurídico ao escritório: sabe-se que a primeira fonte de novos clientes vem dos clientes antigos satisfeitos. É a indicação que traz a maior parte dos novos clientes.
A satisfação que interessa a todos
Esta avaliação do grau de satisfação dos clientes também aparece em planilhas deste software. E esta satisfação só será positiva se o cliente tiver obtido um bom atendimento, o que o gestor do escritório obterá num click no computador. Tanto faz se o advogado ou estagiário realizou seu trabalho no escritório ou na sua casa.
Esta produção do serviço jurídico é o que importa e ela hoje pode ser acompanhada e medida com o emprego da tecnologia. Seja a que permite novas alternativas e formas de trabalho ou a que faz a medição e a produtividade do colaborador. Ao gestor resta apenas fazer as devidas aferições, incluindo a da rentabilidade no final do mês. Que, convenhamos, é a que interessa a todos: ao sócio, ao colaborador e ao empreendimento como um todo, incluindo o cliente e seu sucesso.
Então, que tal começar a acompanhar a produtividade da sua equipe agora mesmo?
