O uso de um bom software jurídico , no atual estágio de nossa história, por empresas ou escritórios de advocacia torna-se indispensável. Avisos e alertas sobre despachos em peças processuais são apenas alguns deles, podendo-se destacar, ainda, a gestão da administração do escritório e de pessoal. Ganhos em produtividade e rentabilidade.
Não espere nem mais um minuto: se você ainda não tem um software jurídico em seu escritório ou sua empresa, corra para adquirir um. Evidentemente que as coisas não ocorrem exatamente assim, pois tanto a empresa quanto o escritório de advocacia precisarão, antes, tomar algumas providências para a implantação desse equipamento. Mas, a importância do uso de software no escritório ou empresa não pode mais ser questionada.
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Junto aos técnicos da empresa especializada em software você deverá discutir, apenas, o momento exato de sua implantação e as providências a serem tomadas. Entre estas, está o treinamento de todo o seu pessoal interno, incluindo os sócios do empreendimento, se eles existirem.
Mais produtividade, melhor rentabilidade
Neste estágio da nossa história, com a informatização de toda a Justiça em todos os seus níveis – Federal, do Trabalho e estaduais -, não há como um escritório de advocacia ou empresa sobreviverem sem um bom software jurídico como equipamento de suporte.
Grandes ganhos em produtividade será um dos primeiros benefícios a serem obtidos. Mas, logo seguem-se outros, de igual importância e que vão resultar, no balanço final, como melhorias na rentabilidade do negócio. Há também a eliminação de erros ou perdas de prazo em processos e, para empresas, a possibilidade de não ser surpreendida, por exemplo, em processos trabalhistas – no momento da instauração do processo, um bom software jurídico já soa o alarme. A importância do uso de software jurídico hoje, portanto, torna-se inquestionável.
A agilidade de um bom software
Mas, é possível enumerar, ainda, muitos outros benefícios. A começar, pelo trabalho interno do escritório. São poucos os que ainda não se utilizam do computador para os trabalhos internos, de rotina ou elaboração de peças jurídicas. É preciso distinguir, entretanto, entre quem utiliza o computador e quem faz todo seu trabalho jurídico com o pleno uso da informática.
A verdade é o negócio jurídico atual já não pode mais dispensar o uso destas ferramentas, que dão mais agilidade, conferindo melhor produtividade e segurança no trato de peças jurídicas. Ou seja, a importância do uso de software em escritórios de advocacia e empresas torna-se imprescindível nos dias de hoje.
Saber o que cada um está produzindo
Quem ficou parado no tempo e ainda trabalha na base do papel, sofre com inúmeros inconvenientes. Primeiro e evidente, é aquele monte de papéis sobre mesas e cadeiras de tal forma que já é impossível encontrar o que quer que seja. Ou aquela sala com documentos, lá nos fundos. Entre os inconvenientes mais comuns, está a perda de documentos e de prazos.
Em contrapartida, um bom software jurídico de gestão elimina a papelada e faz todo o controle de sua clientela, dos pagamentos aos prazos que devem ser cumpridos. É possível ter o controle de clientes e de todo seu pessoal, o que cada um está fazendo neste exato momento – incluindo os próprios sócios.
Controle de contas a pagar e a receber
Contas a receber e, o que é também importante, contas a pagar, ficam totalmente sob o controle do computador. Você não mais vai perder prazos, pois, afinal, a memória sempre pode falhar. A gestão inclui o pessoal que trabalha no escritório e, nestes tempos de valorização do aspecto humano funcional e contínuo treinamento, trata-se de assunto de igual importância.
Ainda é comum as contas a receber de clientes serem controladas por anotações em blocos, com caneta, em boa parte dos escritórios. Um bom software jurídico faz tudo isso, com a vantagem de lhe manter em alerta para esses recebimentos – através de e-mail, por exemplo – e também para pagamentos. Além de você poder ter um controle para saber, com exatidão, quanto seu escritório está tendo de lucros, mês a mês – ou de prejuízos.
Sem mais perdas de prazo
Não mais vão ocorrer perdas de prazos, atraso na entrega de petições ou anexação de qualquer documento a processos. Isso é feito diretamente pelo computador, que faz o alerta seja em seu celular ou diretamente no seu computador. Como todos os processos estão armazenados no computador, o próprio software faz a busca nos diversos Fóruns e você será avisado se houver novidades.
Imagine, então, escritórios com dezenas, centenas e até milhares de processos, esse acompanhamento na ponta do lápis torna-se impossível. Se um processo precisar de um recurso automático e imediato, o software avisa e já aponta soluções.
O acesso a documentos com um click
É vital, portanto, a o uso de software em escritório de advocacia até mesmo na hora da redação de processos e documentos jurídicos. Um bom software de gestão para escritório de advocacia já permite, por conter as informações de clientes e processos, a criação de modelos de processos e encaminhamentos. Em cada caso, só é necessário juntar as informações específicas de cada cliente.
E não há comparação entre os sistemas antigos e os atuais, mais modernos, com o controle por computador e um bom software, no caso de documentos. Toda a documentação fica devidamente arquivada e pode ser acessada com um simples click num teclado.
Segurança dos documentos, outra vantagem
E há também a questão da segurança da documentação que, necessariamente, fica à sua disposição, seja de clientes ou futuros clientes. Afinal, quanto sigilo e documentos de importância são guardados num escritório de advocacia e sujeitos à ação de vândalos e concorrência!
Com o armazenamento em nuvem, em que milhões ou bilhões de documentos são guardados com toda reserva e segurança, cresce a importância do uso de software. Nada está ao acesso de quem não possua as senhas corretas.
Erros podem ser evitados com os alertas
E existem ainda muitas outras vantagens que aumentam o uso de software em escritório de advocacia. O acompanhamento e andamento de processos, em diferentes Fóruns, é outro deles. Acabaram aqueles passeios matinais no Fórum para verificar se houve algum despacho do juiz. O computador faz as buscas enquanto você dorme e lhe avisa, ser ocorrerem novidades.
Ou você mesmo pode fazer essa busca, bastando digitar o nome, número do processo ou CPF do cliente. O alerta de pesquisas é outro utilitário importante, evitando erros normais de algum estagiário.
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E preciso o treinamento da equipe
As empresas têm vantagens mais ou menos idênticas. Ganham, ainda, no caso de processos trabalhistas ou comerciais. Em boa parte das vezes, a empresa possui prazos exíguos para fazer sua defesa. Ser avisado no mesmo instante em que o processo é ajuizado, sempre traz algumas vantagens.
A importância do uso de software é capital, enfim, seja para escritório de advocacia ou para empresas. Ganhos em produtividade e agilidade nas respostas são algumas das principais, o que sempre vai reverter em melhorias na rentabilidade. Mas, lembre-se que, junto à implantação de um bom software, há a necessidade de treinamento de todo seu pessoal. Sem um bom treinamento de todo pessoal, este software pode tornar-se inútil.
