No mundo cibernético em que estamos hoje mergulhados, não há como conviver sem a presença constante da internet e seus computadores. Se isso vale para a vida normal, imagine para advogados, que precisam conectar-se a todo instante com tribunais, clientes e com a equipe de trabalho. A questão, portanto, passa a ser como escolher um bom software para escritórios de advocacia.
Apesar dessa obviedade cristalina, ainda existem profissionais do Direito que não encaram assim essa situação. E trabalham com computadores – porque sem eles o mundo hoje não gira -, mas sem explorar integralmente todas as vantagens que a informatização pode proporcionar.
A informatização precisa ser completa
Muitos buscam as soluções ‘meia boca’, em vez de equipamentos e software que sejam completos e integrados, os únicos que podem efetivamente proporcionar vantagens ao seu escritório. É preciso compreender que somente soluções completas – e que sejam integradas – podem, de fato, trazer vantagens e proporcionar ganhos em produtividade a um escritório de advocacia.
A informatização precisa trazer soluções para a rotina diária do trabalho, como a gestão de pessoal, do acompanhamento dos processos, da comunicação entre os membros da equipe, do controle e gestão financeira (recebimentos e pagamentos) e, também, comunicação para fora, proporcionando uma boa política de marketing e expansão ao negócio jurídico.
Trabalhe com pessoas especializadas
Bons software para escritórios de advocacia já alcançaram redução de preços, graças ao aumento da concorrência e oferta, que os coloca ao alcance de qualquer escritório de advocacia, mesmo aqueles ainda em processo de crescimento. E são totalmente seguros, de forma especial após o advento do armazenamento em nuvem, em que possuem chaves de acesso inacessíveis a pessoas mal intencionadas, mesmo os hackers.
Produtividade da equipe em escritório de advocacia: como mensurar
O primeiro mandamento para quem está em busca de software para escritórios de advocacia é cercar-se de pessoas especializadas e, de preferência, já com alguns anos de mercado e experiência. Depois de rápido estudo sobre suas necessidades, estes profissionais podem lhe indicar o melhor software, para seu tamanho e necessidades.
Acabar com a duplicidade de trabalho
Além da organização de sua rotina diária de trabalho, eles precisam lhe oferecer a garantia do acompanhamento processual, o que dará mais eficiência ao trabalho e melhor produtividade ao escritório. Isso porque, mesmo sem o saber, é comum ocorrer a duplicidade de trabalho dentro do mesmo escritório, o que um bom software evitará. Por exemplo, em introduções de petições, entre outros.
O resultado do fim da duplicidade será, claro, maior produtividade e rapidez na condução de processos. Um bom software faz todo esse gerenciamento e ainda cuida de cada etapa de trabalho do seu pessoal, dos estagiários a advogados e sócios.
Tudo ao alcance com um simples click
A atividade rotineira torna-se melhor também para o titular do escritório, que poderá dedicar mais tempo ao atendimento dos clientes, sua matéria prima e maior produto. Se um cliente aparecer sem avisar em busca de informações sobre seu processo, tudo estará ao alcance de sua mão com um simples click no computador. Incluindo custas e outros detalhes, graças ao controle financeiro que um software para escritórios de advocacia costuma fazer.
E se restarem dúvidas, basta uma rápida comunicação interna com o advogado responsável pelo processo e todas serão dissipadas. Essa é outra boa vantagem de software completos e integrados: a comunicação entre os membros da equipe. Inclusive se estiver fora do escritório, essa comunicação pode ser feita via smartphone. Ou seja, mesmo em viagem, nada de ficar alheio ao que se passa no trabalho.
Gestão eficiente do trabalho interno
Todos os prazos passam a ser rigidamente controlados, inclusive porque os melhores equipamentos fazem essa cobrança. Com avisos que remetem cópias a supervisores e ao próprio titular do escritório. Nada mais, portanto, de perder prazos ou ‘esquecer’ de encaminhar petições ou documentos exigidos na hora e dia certo.
Ou seja, gestão eficiente de todo o trabalho interno, incluindo aí o acompanhamento de processos em varas, tribunais e cartórios de sua região – na Justiça civil ou do Trabalho ou onde você determinar. Todo software é, também, reprogramável a partir dos profissionais responsáveis por sua instalação.
Controle financeiro é indispensável
É claro que em tudo isso está também a segurança de toda a documentação que fica à disposição de seu escritório. E, lembre-se, qualquer bom escritório tem milhares ou milhões de documentos à sua disposição. Já pensou isso em papel, como era até há pouco tempo? Isso hoje é inimaginável, principalmente depois do surgimento do armazenamento em nuvem, absolutamente seguro.
E é impossível esquecer do controle financeiro da empresa, das contas a receber e a pagar. A própria provisão para seus pagamentos pode ser planejada, o que é tranquilo para software para escritórios de advocacia que sejam integrados.
As providências para uma boa compra
Então, fica combinado assim: não há como dispensar um bom software no atual estágio de desenvolvimento tecnológico à disposição de advogados. Vamos resumir as providências necessárias à compra de bons equipamentos:
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- Assessoria de profissionais especializados e, de preferência, com alguma experiência de campo entre advogados;
- Providenciar um bom levantamento de suas necessidades atuais e futuras;
- Desfazer-se de alguns equívocos, como o de que um software integrado é caro. Considere que ele se pagará apenas com o aumento da produtividade;
- Comece com um planejamento estratégico que defina prioridades e objetivos de sua empresa.
O que um bom software deve oferecer
Para começar, um bom software para escritórios de advocacia deve atender algumas necessidades básicas de seu escritório, como:
- Responsabilizar-se por todas as tarefas de gestão administrativa do escritório;
- O que inclui a gestão de pessoal, em todas suas tarefas;
- Lembre-se, toda a rotina de trabalho de seu escritório deve ficar sob o controle do software;
- O que inclui a centralização e armazenamento de todos os dados e documentos, com sua disponibilização a quem possa acessá-los:
- Deve proporcionar boa comunicação entre todos no escritório, com acesso a quem está em trânsito fora dele, e mobilidade dos dados e documentos;
- Fazer o controle de todos os processos sob a responsabilidade do escritório, incluindo a busca de informações em tribunais e fóruns de sua jurisdição;
- Ter todas as informações à disposição dos clientes;
- Um bom serviço de e-mails e comunicação com o ambiente externo ao escritório, possibilitando uma boa política de marketing;
- E que tudo isso permita a sobra de tempo para que os clientes possam ser melhor atendidos.
