Por Sisea Sistemas
Você já parou para pensar se o seu escritório de advocacia é rentável? Ou mesmo se os honorários cobrados estão fazendo jus as horas trabalhadas? Qual a rentabilidade de cada cliente? Quais mercados de clientes ou áreas internas do escritório são mais rentáveis e qual é o índice de rentabilidade de cada um destes cenários? Ou ainda quais profissionais ou qual perfil de profissionais geram mais rentabilidade?
Estas e outras perguntas são feitas para inúmeros advogados que, na sua grande maioria, não sabem responder, uma vez que desconhecem o rendimento das horas trabalhadas em seus mais diversos processos executados por cada profissional. Assim como qualquer outra empresa, um escritório de advocacia precisa lucrar, ser rentável, pois somente assim poderá continuar a crescer!
Bom, seja um escritório recém aberto ou mesmo aquele que já tem um bom tempo de estrada, é preciso estar atento a um bom planejamento financeiro do escritório e do negócio como um todo. Para que um escritório de advocacia possa direcionar investimentos ele precisa fazer uma boa gestão de lucros, que só é possível se conhecer sua real rentabilidade. Por isso, a organização da vida financeira de uma escritório ou de qualquer outra empresa é de extrema importância para direcionar de forma eficiente os recursos e ser capaz de analisar variáveis que precisam ser corrigidas.
Acompanhe o post e veja a importância de saber se seu escritório de advocacia é rentável e a influência desta métrica na saúde financeira do negócio.
Qual o conceito de rentabilidade?
Muitos empreendedores acabam confundindo rentabilidade com lucratividade, que apesar de serem termos bastante parecidos, conceitualmente, são bem diferentes. Rentabilidade é uma métrica utilizada para indicar o desempenho de um negócio, ou melhor, ele revela o potencial de retorno sobre o investimento que foi realizado na empresa em longo prazo. Enquanto que a lucratividade demonstra os ganhos imediatos da empresa em um determinado período, seja um mês, um semestre, um bimestre ou um ano.
É importante ressaltar que o cálculo da lucratividade é um importante passo antes de realizar qualquer tipo de investimento, uma vez que é preciso saber qual o tempo hábil para que a aplicação responda conforme o esperado. E uma vez encontrada a rentabilidade é possível avaliar se o investimento foi como o esperado ou se foi ruim, neste caso comparar com outras alternativas que possam ser mais viáveis.
Como calcular rentabilidade em um escritório de advocacia?
Antes de qualquer ação é preciso levantar todos os gastos fixos arcados mensalmente pelo escritório, como aluguel, impostos, pagamentos de funcionários, material de limpeza e todo o restante que deve ser quitado (passivo) assim que o dinheiro entrar no caixa, seja na forma de remuneração em relação a serviços prestados ou outras, como no caso de uma receita financeira.
Com os valores em mãos você poderá ter uma média de quanto o escritório gasta por hora trabalhada. Não que este levantado irá fornecer um valor preciso de quanto deverá ser cobrado pelo serviço prestado, mas já serve como uma base para que você saiba a necessidade que seu escritório necessita mensalmente de uma receita mínima para cobrir os gastos de funcionamento.
Há também os casos extraordinários, que alteram as métricas do fluxo de caixa de entrada, mas muitas vezes demandam gastos adicionais, como a participação de um advogado correspondente ou reforço de pessoal interno. É aqui que percebemos que uma análise mais detalhada da rentabilidade é fundamental e o cálculo não por ser feito em cima de um único índice geral da empresa. Equipes de áreas distintas lidam com casos da sua área envolvendo um custo e uma receita distinta. Clientes distintos geram índices diferentes e ainda, há um índice diferente entre os advogados.
Aqui você pode estar se perguntando, mas como vou conseguir controlar tudo isso? Através de um software de gestão específico para o seu tipo de negócio, no caso, escritório de advocacia. Com um software de gestão, cada usuário só precisa, ao término de cada tarefa concluída, informar o que fez, para quem fez e quanto tempo gastou, nada mais que isso. Com apenas essas informações é possível obter os índices de rentabilidade em cada um dos cenários comentados anteriormente.
Após o levantamento é necessário estabelecer uma forma de precificar os serviços prestados aos clientes, uma vez que há um custo por hora de cada profissional ou perfil de profissionais. Lembrando que o valor cobrado dependerá da necessidade do envolvimento de tempo de cada perfil de advogado.
Sobre a forma de cobrança esta varia consideradamente, alguns advogados cobram por trabalho prestado, outros pelo tempo deles envolvidos no processo ou então, cobra-se por partido, que é um valor mensal que varia em função do número de processos ou de uma carga horário permanentemente disponível a um custo-hora inferior a tabela. Também funcionam como variáveis nesta equação a rentabilidade média da área de atuação, do mercado e porte do cliente e até da região onde o escritório está localizado. O mais importante, porém, é que o valor líquido recebido compense todos os custos envolvidos e que ainda renda uma “sobra”. Esta sobra é o que chamaremos de índice de rentabilidade, quanto maior o índice, maior foi a sobre.
Esta regra vale principalmente para escritórios que estiverem no início de funcionamento, mas também vale para outros casos, no entanto, é preciso realizar uma pesquisa de mercado para conhecer o quanto que está sendo cobrado por outros profissionais e assim se enquadrar na média dos valores. Vale lembrar que a OAB também disponibiliza uma tabela com valores que escritórios podem utilizar, podendo este servir de base ou mesmo orientar no estabelecimento de um valor a ser cobrado, ficando nem abaixo da média e nem acima do que o mercado está praticando.
Gestão financeira é a chave do sucesso!
Escritórios que possuem uma boa gestão financeira conseguem alcançar retornos esperados ou até mesmo maiores do que aqueles almejados. É necessário voltar à questão do software de gestão, pois com o registro do serviço executado é possível segmentar o escritório em áreas de atuação e dentro desta, estabelecer os valores dos serviços prestados levando sempre em consideração os cálculos dos gastos do escritório como um todo, mas também daquela área específica, que foi segmentada. Com estes dados em mãos, é possível determinar o quanto um profissional está gastando (tempo) em uma determinada tarefa e qual sua real produtividade, o que possibilita que o advogado possa ter uma visão clara de quanto de retorno seu serviço está lhe trazendo por cada hora trabalhada.
Além disso, é preciso que os gastos do escritório jamais sejam confundidos com retirada de sócios. O sócios distribuem o lucro e a rentabilidade é que determina o lucro, ou seja, esta distribuição não faz parte dos custos, pois elas são a distribuição do resultado final. Em escritório menores há uma tendência de misturar despesas pessoais do(s) sócio(s) com a contabilização da empresa. Isso é um grave erro, pois é impossível estabelecer qualquer análise de rentabilidade quando as informações não estão claramente definidas e outras variáveis acabam sendo incluídas indevidamente. Para estas situação vai o recado: A vida financeira da empresa deve ser mantida separada das contas pessoais.
Por fim, deve-se estabelecer que a retirada mensal de qualquer sócio não poderá, nunca, ser superior ao lucro daquele período. Igualar o lucro já é um erro absurdo, superá-lo é inominável. Existem vários casos de escritórios viáveis, mas que sucumbiram em função da retirada do titular ser mantida incompatível com o resultado da empresa, que pelo porte, poderia ser considerado bom e a empresa poderia ter alçado voos maiores. Exemplificando, um pequeno escritório com 20 pessoas, entre sócios, advogado e pessoal administrativo que gera de receita de serviço algo em torno de R$ 300 mil mensais, poderia ser considerado viável economicamente, porém, se o padrão de vida do titular demandar uma retirada de R$ 250 mil mensais, então, certamente problemas ocorrerão. Deve-se estabelecer um percentual da receita que garanta todos os custos operacionais e que gere alguma sobra para investimentos, que poderão ser mensalmente acumulados em fundos, por exemplo, fundo para informática, aprimoramento de advogados, etc.
