Por Sisea Sistemas
1. Introdução
As pequenas e médias empresas (PME’s) ocupam um papel de destaque na economia brasileira: de acordo com o SEBRAE, esses negócios são responsáveis por 27% do Produto Interno Bruto (PIB) total brasileiro.
Esse dado, por si só, já seria suficiente para demonstrar a sua relevância, mas ainda é possível adicionar a essa equação o grande número de empregos e salários gerados por esses tipos de empreendimentos. É justamente em razão da sua importância para o mercado que é essencial que essas empresas sobrevivam, ainda que em tempos de crise.
Nesse aspecto, os softwares de gestão desempenham um papel extremamente importante. Esse tipo de tecnologia ajuda na estruturação de uma gestão financeira e administrativa mais econômica e eficaz, o que possibilita o crescimento dessas empresas e permite que elas se tornem mais competitivas. Quer uma prova disso?
No ano de 2015, um estudo realizado pela Deloitte sobre as PME’s que mais crescem no Brasil verificou que mais de 40% das empresas participantes do ranking investiram na implantação de novos softwares de gestão.
Adotar esse tipo de solução tecnológica na sua pequena ou média empresa pode ser a solução dos seus problemas e o segredo que faltava para impulsionar de vez o seu negócio.
Para te ajudar a saber mais sobre os softwares de gestão e como eles podem ajudar no crescimento da sua empresa, a Sisea preparou esse eBook com tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Venha conferir!
2. O que é um software de gestão?
Em linguagem bem simples, os softwares de gestão são programas de computador cujo objetivo é simplificar a gestão de algumas áreas do seu negócio. Usando essa tecnologia, é possível eliminar expedientes antiquados (que, muitas vezes, acabam exigindo muito tempo e esforço manual para serem realizados) e substituí-los por processos automatizados — e, por consequência, agilizar a parte administrativa da empresa, permitindo que os esforços da equipe sejam concentrados na atividade principal. Softwares de gestão também oferecem, além de menor esforço, mais precisão nas informações e controles da sua empresa.
Existem vários tipos de softwares de gestão. Alguns possuem funcionalidades para quase todas as áreas de um determinado negócio, simultaneamente. Outros podem ser direcionados apenas para alguns setores específicos, como aqueles que auxiliam apenas na gestão da área financeira, ou recursos humanos, por exemplo.
Nesse caso, é comum que tenha funcionalidades como emissão de nota fiscais e boletos bancários, controle de fluxo de caixa, gestão de documentos contábeis, dentre outras que podem facilitar a administração financeira do seu negócio.
Outros softwares podem ajudar em atividades essenciais à própria atividade da empresa, como aqueles que oferecem a opção de controle processual ou agendamento de prazos para quem atua na área jurídica. Em suma, as possibilidades são infinitas!
É bastante comum que as PME’s não considerem fazer esse tipo de investimento por pensarem que são direcionados apenas para grandes empresas, ou que os métodos tradicionais de gestão são suficientes para administrar um negócio de pequeno ou médio porte.
Na realidade, é exatamente o contrário! É claro que os softwares de gestão são enorme utilidade também para negócios de grande porte; contudo, nesse caso a implantação da tecnologia pode ser bastante demorada, considerando o gigantesco volume de informações e o trabalho de customização do serviço.
Por outro lado, os software de gestão são um ótimo investimento para as pequenas e médias empresas, já que sua implantação é bastante simples e o custo-benefício é excelente, principalmente considerando que se trata de uma ferramenta que irá ajudar a impulsionar o seu negócio.
Sem contar que manter informações essenciais da empresa (como registros contábeis, por exemplo) em grandes livros ou planilhas preenchidas manualmente é um risco enorme e só funciona até um certo ponto. Ao atingir um determinado nível de crescimento, as informações e documentos precisam estar muito bem organizados para que haja qualquer tipo de análise futura e consequente evolução a partir destas análises!
Para ilustrar isso, imagine uma pequena empresa Y, que produz por encomenda e possui um sistema de faturamento sem qualquer integração com os setores de estoque e financeiro. No início, esse esquema até atendia as necessidades do negócio. Entretanto, com o passar do tempo, o número de clientes e o volume de operações aumentaram tanto que surgiu a necessidade de uma organização maior e melhor controle das informações, a fim de que elas fossem obtidas de maneira mais rápida.
Afinal, se obter todos os dados de um só cliente tendo que juntar peças de cada um dos setores demanda muito tempo, imagina ter que fazer isso para vários clientes ao mesmo tempo? Essa demora é totalmente incompatível com a rapidez necessária para administrar uma empresa com grande volume de operações, sem falar do grande consumo de tempo de pessoas que normalmente não tem tempo a perder.
Por isso, o dono da empresa Y percebeu o que faltava era uma visualização da empresa como um todo, a fim de que pudesse obter dados em tempo real para tomar decisões mais acuradas e com mais segurança. Nesse caso, um software de gestão permitiria integrar informações dos vários setores do negócio em um único local, de modo que a organização, a monitoração e controle desses dados se tornaria mais fácil (e mais rápida).
3. Detectando as necessidades da minha empresa
A principal dúvida no que diz respeito à adoção de softwares de gestão é quanto ao retorno desse tipo de investimento. De fato, é complicado mensurar isso para pequenas e médias empresas sem aplicar técnicas específicas de ROI (retorno sobre o investimento), e por isso, muitas dessas empresas acabam supondo que investir nessa tecnologia não trará uma retribuição considerável.
Contudo, como já mencionamos, os métodos tradicionais de gestão só são eficazes até certo ponto, e mantê-los pode até mesmo impedir o crescimento da sua empresa. Sua utilidade não é apenas concentrar todas as informações em um único local, mas também tornar processos mais eficiente; reduzir custos; possibilitar respostas mais rápidas a mudanças no mercado; dentre muitas outras!
Se ainda assim você tem dúvidas se o seu negócio precisa de um software de gestão, você pode tentar observar alguns fatores que sinalizam que a sua empresa pode ser beneficiada por essa medida.
Alguns exemplos: você já reparou se a sua empresa está desperdiçando tempo e material (e, por consequência, dinheiro) em razão de falhas operacionais? Está tendo dificuldade para gerenciar seus clientes, ou até mesmo já perdeu alguns deles por não conseguir obter informações confiáveis e atualizadas? Identificou alguns produtos e serviços que não estão gerando o resultado esperado? Alias, você realmente sabe medir os resultados dos seus produtos e serviços? Sua empresa cresceu tanto que você não consegue mais acompanhar bem os processos em razão da sua complexidade?
Em síntese, se você sofre com problemas de comunicação interna; percebe a falta de controle de processos; desperdícios (de tempo ou de dinheiro); crescimento muito acelerado ou além do esperado para um período; todos esses são problemas bastante comuns que podem ser eliminados com a adoção desses tipos de tecnologia.
4. Vantagens e benefícios de utilizar um software de gestão
Conforme já mencionamos anteriormente, existem muitas as vantagens e benefícios de se adotar um software de gestão. Para te ajudar a visualizar como a aplicação dessa tecnologia na prática pode ajudar a melhorar o seu negócio, vamos abordar algumas das suas principais utilidades no dia a dia de uma empresa:
Otimização do tempo
Hoje em dia, tempo é um recurso extremamente valioso, e por isso mesmo não é interessante para qualquer empresa em crescimento desperdiçá-lo. Frequentemente, a manutenção de processos antiquados, que possuem muitas etapas (e principalmente quando estas são executadas manualmente), acaba gastando muito tempo, além de criar um risco enorme de erro humano e desgaste.
Por isso, lançar dados e informações sobre seu negócio em livros ou planilhas acaba desperdiçando um recurso extremamente valioso e à toa. Isso sem contar que qualquer erro pode prejudicar todo o andamento do seu negócio.
Ao adotar um software de gestão, por outro lado, todos esses processos manuais passam a ser automatizados. A empresa passa a inserir seus dados em uma plataforma já pensada e estruturada para recebê-los, o que torna todo o processo mais rápido e, de quebra, evita falhas como lançamentos duplicados, problemas com a formatação ou até mesmo fraudes, sendo este último dificilmente apurado por algum controle de planilha eletrônica.
Além disso, há ainda a possibilidade de que o próprio software tenha a funcionalidade de executar alguns desses processos por si só, ou seja: o próprio programa seria quase que integralmente responsável pela realização de alguns dos procedimentos diários do negócio, como por exemplo, emitir faturas para clientes cujo os valores podem ser predefinidos.
Informações mais acessíveis e exatas
É bastante comum que as pequenas e médias empresas mantenham informações sobre seus negócios em diversos bancos de dados — como em caixas de documentos espalhadas pelo escritório, por exemplo, ou em grandes livros de anotações. Em algumas situações, tais informações importantíssimas encontram-se apenas no “micro da secretária”.
Esse tipo de sistema em que a informação é difusa pode complicar a vida do empresário por diversos motivos: caso seja necessário um acesso rápido a algum dado, é necessário todo um trabalho de busca; armazenar informações em diferentes bancos de dados aumenta as chances de discrepância entre elas (e nesse caso, como ter certeza de qual é a correta?); dentre muitos outros problemas que podem advir dessa situação.
Os softwares de gestão vêm para mudar completamente esse cenário. Com essa tecnologia, todo o tipo de informação relativa à empresa é centralizada em uma única plataforma, que pode ser facilmente acessada e complementada não só pelos administradores, mas por todos os funcionários.
Dessa maneira, é mais fácil não só assegurar a consistência dos dados do negócio, mas também visualizar a situação global da empresa de maneira rápida e certeira.
Planejamento e estratégias de negócio mais eficientes
A manutenção de dados descentralizados também torna mais difícil a tomada de decisões estratégicas devidamente fundamentadas. Afinal, como fazer previsões para o futuro da empresa e conceber táticas de atuação com base em informações imprecisas e espalhadas?
Concentrando todos os dados da empresa em um único local, a tarefa de fazer projeções e elaborar estratégias de atuação para se sobressair no mercado fica bem mais fácil. Tomemos a área de finanças como exemplo. Os softwares de gestão, em sua maioria, possuem funções que facilitam a administração da área financeira de um negócio, com emissão de faturas, banco de dados atualizado em tempo real e o controle de contas a pagar e receber, por exemplo.
Esse tipo de sistema auxilia o empreendedor, que, ao analisar todas essas informações financeiras, será capaz de detectar exatamente quais são as qualidades e fraquezas de seu negócio (ou seja, onde mais entra e onde mais sai dinheiro); identificar pontos em que é necessário fazer mais investimentos ou cortes de gastos; e, com base nisso tudo, criar um plano de atuação financeira para os próximos meses ou anos.
E o melhor é que a atualização em tempo real desse banco de dados permite que as estratégias sejam reformuladas imediatamente para evitar um desastre, caso as projeções feitas não se mostrem corretas.
Segurança da informação
É claro que a segurança das informações relativas à atividade comercial é de interesse de toda e qualquer empresa, independentemente do seu porte. Ao mesmo tempo, também é bastante claro que manter essas informações descentralizadas ou armazenadas em servidores pouco seguros gera uma grande ameaça de perda ou roubo desses dados.
Os softwares de gestão, por outro lado, possuem uma extensa auditoria sobre tudo que é feito pelas pessoas que o utilizam. Cada registro de inclusão, alteração ou mesmo inclusão recebem a identificação de quem os fez, além da data e hora exata. Isso auxilia em muito na redução de dados fraudulentos e também, de identificar o responsável por determinado tipo de informação.
Ainda, com esse tipo de tecnologia é possível estabelecer o nível de acesso cada usuário terá para fazer uso do sistema, oferecendo determinados tipos de informação somente para aqueles que devidamente estão autorizados a consultá-las.
Tudo isso ajuda a proteger a integridade e o total sigilo das informações da sua empresa.
Economia dos recursos
Principalmente em momentos de crise, não há nada melhor do que economizar os recursos na rotina empresarial. Já falamos um pouco sobre como os softwares de gestão são importantes para a economia de tempo, mas também é importante lembrar que como eles são responsáveis pela automatização de processos, acabam sendo de grande utilidade também no que diz respeito à poupança de outros recursos — sejam eles recursos humanos ou físicos, como papel, tinta de impressora e material de escritório no geral.
Isso porque como a maioria dos procedimentos é realizada pelo software, é necessário menos esforço e gasto de material para realizar os processos do dia a dia da empresa. Pode até parecer pouca coisa, mas no final do mês, esse tipo de gasto pode fazer toda a diferença no seu fluxo de caixa! Dessa forma, percebe-se que a tecnologia é um ótimo investimento — afinal, que empresa não quer ser capaz de realizar os mesmos procedimentos a um custo menor do que o usual?
Controle a todo e qualquer momento
Outro aspecto interessante do uso de softwares de gestão é a possibilidade de acessar seus dados e modificá-los a qualquer momento e em qualquer lugar, mesmo que fora do trabalho — basta ter acesso a um dispositivo com internet (ou seja: smartphones, tablets ou computadores). Essa funcionalidade permite que o gestor tenha uma maior mobilidade, sendo capaz de tomar decisões emergenciais sobre a gestão comercial à distância.
E não só o administrador da empresa pode ter acesso a essas informações: todo e qualquer interessado que tenha autorização poderá ter acesso aos dados da empresa, podendo contribuir com essa tomada de decisões ainda que estejam longe do trabalho.
5. Como escolher o meu software?
Assim como em qualquer investimento, antes de adquirir um software de gestão é necessário refletir bastante para tomar a decisão mais adequada ao seu perfil. Afinal, não existe uma “receita de bolo” dos softwares que sirva para todo e qualquer negócio: cada empresa tem suas necessidades próprias e para cada perfil, existe um tipo de software mais adequado e que proporcionará um melhor retorno.
É claro que algumas funcionalidades serão úteis a qualquer empreendimento (como é o caso do gerenciamento financeiro, do cadastro de clientes, etc.), mas é imprescindível dar muita atenção às especificidades de cada negócio. Caso contrário, o risco de o investimento não dar o retorno esperado é imenso!
O primeiro passo para detectar as necessidades da sua empresa é entender qual o seu perfil atual. Para isso, é necessário fazer algumas perguntas básicas:
- Quais os softwares específicos para o meu setor de atividade?
- O que você pretende fazer com o software?
- Quanto tenho disponível para investir?
- Onde há espaço para melhoras na minha empresa?
- Em que processos há mais consumo de tempo do meu pessoal?
Nesse ponto, o que importa é fazer uma boa avaliação inicial da presente situação do empreendimento e determinar as suas reais necessidades, e verificar como os recursos oferecidos pela tecnologia do software de gestão podem ajudar a suprir essas necessidades. Uma loja de roupas não precisa das mesmas coisas que um escritório de advocacia precisaria, por exemplo.
Além disso, é importante lembrar que para fazer essa análise também é aconselhável envolver os funcionários e gerentes, já que eles acompanham de perto o dia a dia da empresa e conhecem cada detalhe do seu funcionamento — inclusive seus defeitos e pontos em que melhorias são fundamentais. Ademais, essas pessoas terão contato direto com a tecnologia adquirida, então é interessante incluí-las no processo desde o início.
Uma vez definido o perfil da empresa e suas necessidades, é hora de escolher o software de gestão mais adequado. Verifique quais as funções do programa oferecido podem trazer benefícios como aumento da eficiência, redução de custos e maior rapidez nos processos diários, por exemplo.
É claro que nem sempre será possível achar uma tecnologia que atenda absolutamente todas as exigências de um negócio, mas é interessante buscar por opções flexíveis, ou seja, um software que tenha a capacidade de evoluir junto com a empresa conforme forem evoluindo suas necessidades
Também é essencial levar em conta aspectos como a segurança oferecida pelo software (afinal, grande parte das informações sobre o seu negócio serão armazenadas no aplicativo e é importante se prevenir contra perdas ou roubos) e como é o relacionamento da empresa que oferece a tecnologia com seus clientes.
Buscar referências do produto é igualmente importante para evitar problemas futuros. Procure identificar negócios com perfil similar ao seu e verifique como o software de gestão funcionou para aquele caso.
Seguindo todos esses passos, você conseguirá optar pelo melhor software de gestão para sua empresa e, por consequência, garantir que seu investimento tenha um retorno excelente.
6. Conclusão
Agilidade, organização e capacidade de tomar decisões estratégicas fundamentadas são essenciais para o crescimento de qualquer empresa, mas principalmente das PME’s, que enfrentam muitas dificuldades para se manter operantes. Todos esses fatores contribuem para um crescimento organizado, fundamental para a sua sobrevivência.
Nesse aspecto, não há dúvidas de que implantar um software de gestão é uma ótima opção para as pequenas e médias empresas. Ao contrário do que muitos costumam pensar, o retorno é quase que imediato, já que a implantação da tecnologia é bastante simples e rápida. E o melhor: seus custos não costumam ser elevados, o que faz com que a relação de custo-benefício seja ótima!
Diante do atual cenário econômico-financeiro, em que o mercado está bastante desaquecido, investir em uma ferramenta que ajuda não só otimizar toda a gestão da parte administrativa da sua empresa, mas também a reduzir gastos é praticamente obrigatório para os negócios que pretendem sobreviver e se destacar perante a concorrência. Basta saber fazer a escolha mais adequada para o perfil da sua empresa e o sucesso é garantido!
A Sisea oferece um sistema de gestão focado em escritórios de advocacia, que ajuda o advogado a administrar seus processos jurídicos, bem como os processos administrativos e financeiros. Dentre as funcionalidades do software, destacam-se as de controle completo de Casos, Contencioso, Prazos, GED, time-sheets, reembolso de despesas, faturamento, contas a pagar e receber, controle gerencial financeiro, controle de uso das impressoras e telefone, biblioteca e vários outros.
Ficou com alguma dúvida sobre a implantação de softwares de gestão ou quer nos contar como foi a sua experiência com essa ferramenta? Deixe seu comentário no post!
