Por Sisea Sistemas
A gestão de contratos é fundamental dentro das empresas, já que eles são essenciais para que ela caminhe na direção certa, saudável e evolutiva. Os contratos precisam ser cumpridos conforme previstos e no prazo correto, evitando dores de cabeça como desgastes desnecessários com clientes ou fornecedores e até ações judiciais. Para ajudar nesse processo, separamos 7 dicas para uma gestão de contratos eficiente. Confira!
1 – Seja minucioso
Essa é primeira e mais importante dica: seja extremamente minucioso com seus contratos. Saiba exatamente o que está na redação de cada um deles e evite fazer uso do famoso “ctrl-c ctrl-v”, alterando somente detalhes na tentativa de otimizar o tempo. Os contratos devem ser lidos em sua totalidade e nada pode passar despercebido, se possível, ao terminar releia em voz alta. Parece bobagem, mas muitas empresas erram feio na hora de redigirem um contrato apenas porque têm pressa e querem fechar a parceria rapidamente. Se possível, tenha um funcionário disposto a revisar as cláusulas e identificar erros.
2 – Tenha organização
A organização é essencial em todos os setores, mas deve ser redobrada quando o assunto é gestão de contratos. Faça o possível para mantê-los organizados e bem identificados. A dica é utilizar um software que faça esse trabalho para você. Com esse tipo de programa, todos os contratos podem ser arquivados digitalmente, o que faz com que eles fiquem mais fáceis de serem acessados e consultados. Isso evita que você perca tempo com pilhas de papéis e mantenha-os em um lugar seguro e bem armazenados. Assim, sempre que precisar verificar alguma cláusula, basta acessar o sistema, sem precisar mexer nos contratos impressos. Essa é uma maneira de manter a organização e de preservá-los.
3- Acompanhamento
Acompanhar com frequência os contratos faz parte de uma boa gestão. Quando um contrato estabelece um cronograma, é preciso que seja analisado mensalmente ou até semanalmente, dependendo do tipo do cronograma proposto. Isso evita perda de prazos e problemas gerais que derivam do não cumprimento ou de prazos vencidos, por exemplo. Esse tipo de acompanhamento pode ser feito manualmente ou por meio de um software de gestão. A decisão de como fazer isso depende muito do fluxo de cada empresa e se há um número grande de contratos ou não. Mas, mesmo se forem poucos, é essencial ter ao menos uma planilha organizada que ajude nesse trabalho.
Para empresas que lidam com um volume maior de contratos, ou mesmo com cronogramas mais complexos, a utilização de um software é excelente para se fazer esse tipo de acompanhamento, pois oferece vantagens como o disparo de alertas automáticos e demonstrativos mais sofisticados, como relatórios e gráficos comparativos de previsto x realizado. Outra aplicação importante para um bom software de gestão de contratos é o reajuste automático de cada contrato em seus respectivos aniversários. E jamais se esqueça, informações armazenadas digitalmente sempre devem contar com um sistema seguro e eficiente de backup.
4- Utilize relatórios
Outra boa forma de fazer uma gestão de contratos eficiente é utilizar relatórios, pois eles ajudam na organização e em casos onde a demanda é muito alta e o acompanhamento um a um é mais complicado. Os relatórios são eficientes e ajudam a diminuir os riscos de descumprimento, pois oferecem uma visão mais ampla dos contratos envolvidos, por exemplo, imagine uma listagem de todos com contratos com vencimento no próximo mês com as informações necessárias para decidir sobre suas renovações.
5- Defina os contratos prioritários
Se você já realizou as mudanças citadas em todos os tópicos neste artigo, esse será bem mais simples. Definir quais são os contratos prioritários será mais fácil se sua empresa já mantém uma boa organização deles. E a dica é saber quais serão finalizados primeiro, quais têm maior urgência, e quais que causam mais impacto, entre outros pontos. Ou seja, é preciso organizar os contratos por ordem de prioridade e dessa forma, saber os que merecem mais atenção e acompanhamento constante. Isso evita que os funcionários se percam causando demoras em qualquer tipo de resposta. Todo o trabalho é otimizado e risco de falhas e consequente quebra de contrato é minimizado.
6- De olho na questão financeira
Um outro ponto importante para uma boa gestão de contratos, é ter a organização financeira bem definida. Mais uma vez, usar a tecnologia a seu favor pode ser um passo essencial para conseguir chegar ao objetivo de forma simples e eficaz. Nesse sentido, também entra o fluxo de caixa e ele precisa ser atualizado diariamente, permitindo que as provisões sejam feitas de forma eficiente e evitando dívidas e problemas desnecessários. O mundo ideal para uma boa gestão é fazer uso de um bom software, que além da controle dos contratos também permita uma eficiente gestão financeira.
7- Acompanhar as renovações de perto
A última dica é mais específica, mas não menos importante: é preciso fazer o acompanhamento completo de cada etapa prevista no contrato ou de cada renovação ou cada encerramento. Isso vai um pouco mais além do acompanhamento geral que citamos na dica 3. Aqui, o mais essencial é garantir que a renovação ou mesmo qualquer mudança e encerramento estejam bem documentados. O contrato antigo deve ser anexado ao novo ou, caso haja desistência, os termos também devem ser armazenados junto com os documentos anteriores. Mantenha os contratos finalizados digitalizados e disponíveis sempre. Isso ajuda muito em casos de ações judiciais imprevistas e evita problemas.
Todas as dicas são essenciais para que haja organização e total certeza de que os contratos estão sendo acompanhados de perto e que nenhum deles está esquecido em meio a pilhas de papéis aleatórios. Não importa o tamanho da empresa, é preciso criar o hábito de ter documentos organizados e sempre à mão para, assim, ter uma gestão de contratos eficiente.
